Si aún no tienes una Secretaria Virtual para gestionar las relaciones de tu negocio con sus clientes te estás perdiendo muchas de las ventajas que conlleva su uso para las empresas. En Contact Solutions somos conscientes de la importancia de este servicio. Pero, sobre todo del impacto positivo que tiene el servicio en el prestigio de tu empresa para ofrecer una imagen profesional. Por ello llevamos años ofreciendo esta Secretaria Virtual a quienes solicitan nuestros servicios.

Ventajas de contar con una Secretaria Virtual para tu negocio

Una Secretaria Virtual es un servicio de atención telefónica completamente personalizado para tu empresa en el que se atienden y realizan todo tipo de llamadas empleando el nombre de la entidad o del autónomo. Es decir, se trata de un servicio en el que, cuando un cliente marque nuestro teléfono escucharía algo así:  “Consulta del Dr. Martinez, buenos días, ¿en qué puedo ayudarle?”.

A partir de este momento, la llamada se atiende en toda su extensión. Es decir, permite hacer las mismas gestiones que haría una persona que trabajara en el servicio de recepción de tu local, empresa, oficina, etc siguiendo un protocolo de actuación fijado con anterioridad.

De esta manera, tú puedes seguir realizando tu labor sin interrupciones; y dar una atención correcta y adecuada a cada uno de los clientes que solicitan información, presupuestos, quieren preguntar algo sobre nuestra labor, realizar alguna consulta puntual o gestionar incidencias etc.

Una gran ventaja de contar con este servicio es que está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.

Servicios que ofrece una Secretaria Virtual

Una Secretaria Virtual ofrece una gran cantidad de servicios personalizados. Entre los más destacados se encuentran los siguientes:

•     Informar de los productos de la empresa y de los servicios que se ofrecen en la empresa. Todo ello, siguiendo el protocolo específico a demanda del cliente.
•     Gestión de la agenda. Este servicio anotará las citas en una agenda personalizada, a la que podrá acceder de manera virtual para ver sus citas, visitas o llamadas las 24 horas del día.
•     Aviso de cada llamada por correo electrónico. Tras atender una llamada, nuestro sistema le envía, de manera automática, un correo electrónico. En este mensaje se nos informa acerca de la persona que nos ha llamado y los datos que nos ha facilitado durante dicha comunicación.
•     No hay limitaciones a la hora de acceder a la Secretaría Virtual. De hecho, puede incluso desviar su teléfono al mismo siempre que lo precise.

Tipos de llamadas que se atienden

-Una Secretaria Virtual nos permite atender los siguientes tipos de llamadas:

-Servicios de emergencias.

-Consultas acerca de nuestra actividad.

-Pedidos.

-Incidencias de su negocio.

-Urgencias.

-Recogida de datos fuera del horario comercial.

-Atender pedidos fuera del horario comercial.

-Dar atención al cliente las 24 horas del día.

-Avisos a sus técnicos de incidencias las 24 horas.

-Servicios de HelpDesk 24 x 7.

Y no solamente esto. Pues, si necesitas más servicios, puedes ampliar las labores de la Secretaria.

Ampliación del servicio

Este servicio de Secretaria virtual se puede ampliar con un gran número de servicios complementarios. Los más destacados son los siguientes:

•     SMS. Desde Contact Solutions podemos hacerle llegar de inmediato un SMS a su móvil con la llamada atendida o la urgencia surgida en la llamada.
•     Transferencia de llamadas. Siempre que nos lo solicite, se le puede transferir la llamada tanto a un teléfono fijo como a un móvil.
•     Grabaciones de las llamadas. Ofrecemos la opción de grabar las llamadas como control de calidad, y así poder subsanar cualquier tipo de incidencia que ocurra en las mismas.
•     Idiomas. La atención de las llamadas puede realizarse en inglés o en idiomas co-oficiales como el catalán o el valenciano.
•     Contratación de numeración inteligente y virtual. Nos referimos a los teléfonos 900, 901 o 902. Su uso hace que pueda dar una imagen corporativa mejor y más profesional de su empresa.

Así pues, si quieres atender correctamente a tus clientes al tiempo que realizas tu trabajo, sin que uno interfiera negativamente en el otro, contrata nuestro servicio de Secretaria Virtual. No solo te hará la vida mucho más sencilla, sino que te permitirá dar una buena imagen de tu empresa, ganando en reputación y multiplicando la posibilidad de llegar a nuevos clientes , al tiempo que afianzas los que ya tienes.