Si quieres saber cómo mejorar tu comunicación con el cliente ya que buena parte del éxito o del fracaso de una empresa está directamente relacionado con este aspecto, resulta vital llevar a cabo una comunicación eficaz con el cliente que favorezca la captación de información y permita conocerlos mejor.

Para que sepas cómo puedes incrementar tu eficacia en este ámbito, en Contact Solutions hemos redactado este artículo con el que queremos orientarte sobre los aspectos que debes cuidar. Presta atención y revisa tus protocolos de atención y respuesta con tus clientes.

Mejorar la comunicación con los clientes

Todos y cada uno de los clientes de tu empresa son importantes. Por ello, es vital que prestes especial atención a su comportamiento, a la comunicación que establecen con la entidad, a la manera en que desean ser atendidos, etc. Pues las herramientas que pongas en marcha para todo ello deberán responder a sus expectativas. Buena parte de su grado de satisfacción y de fidelidad hacia nuestra marca o empresa dependerá de ello.

En Contact Solutions consideramos que, en este punto, es importante contar con una estrategia de comunicación con el cliente. Una especie de guía que debe decir cómo debemos ocuparnos de cada situación. Sin dejar lugar a las dudas o a la improvisación.

Para que sepas qué debe incluir esta estrategia hemos escogido aquellos puntos que consideramos de vital importancia para que quede más claro qué trabajo realizamos en Contact Solutions cuando realizamos este trabajo para una empresa cualquiera.

Punto 1. Escuchar y aprender del cliente

Cuando una persona se pone en contacto con una empresa suele hacerlo para hacerle llegar sus impresiones, para quejarse, para solicitar información respecto a un producto, etc. Por ello, nada mejor que formar a quienes cogen el teléfono de atención al cliente para que adquieran habilidades en este sentido. Pues no solamente se trata de tomar notas de lo que les ha llevado a establecer la comunicación, sino que debemos ofrecerles soluciones y, sobre todo, cambiar una impresión negativa en una impronta positiva de la entidad.

Punto 2. Tratamos con personas

Evita las largas esperas al teléfono, el transcurso de días en responder un correo electrónico… Las comunicaciones de los clientes exigen prioridad absoluta. Por ello, nada mejor que tener un equipo que se ocupe de ello las 24 horas al día, todos los días de la semana. Si además contamos con herramientas informáticas que nos ayuden a gestionar un volumen de comunicaciones que recibimos de la mejor manera posible.

Punto 3. Ponerse en el lugar del otro

Es importante que empaticemos con el cliente en todo momento. Que, aunque representemos a la empresa y sus intereses, sepamos escucharlos y, sobre todo, ponernos en su situación. 

Como todas las habilidades personales es necesario trabajarla y desarrollarla, especialmente cuando nos ocupamos de las comunicaciones con los clientes.

Punto 4. Explicar las cosas de manera sencilla

Cuando nos comunicamos con los clientes es necesario que huyamos del lenguaje específico y poco claro. Debemos optar por frases cortas, palabras sencillas, que empatice con la personalidad de la empresa y con el cliente tipo al que nos dirigimos. Pero siempre abiertos a cambiar de registro si es necesario.

Punto 5. Chequear la información que llega al cliente

Para asegurarnos de que el cliente ha entendido todos los aspectos de nuestra comunicación, nada mejor que la ha recibido. Para ello en Contact Solutions empleamos una serie de recursos comunicativos que nos llevan a solicitar una participación activa del cliente en la que podemos comprobar si ha entendido lo que le hemos explicado.

Punto 6. Recoger información y dirigir la comunicación

Los procesos comunicativos con los clientes ponen a nuestro alcance una gran cantidad de datos que debemos saber recoger y manejar. Todo ello debe realizarse con cuidado y de la manera correcta, para poder retroalimentar a nuestra empresa posteriormente. Tal y como hacemos en Contact Solutions.

Punto 7. Tecnología para la comunicación

En Contact Solutions empleamos una gran variedad de herramientas tecnológicas en nuestros procesos de comunicación con los clientes. Lo que nos ayuda a ganar eficacia y velocidad frente a cualquier necesidad. Pero, sobre todo, conocer las necesidades de nuestros clientes y poder afinar en nuestros productos para poder responder adecuadamente a ellas.

En cualquier caso, si consideras que estos aspectos desbordan tu capacidad ejecutiva, no te preocupes. Confía en Contact Solutions y lo haremos por ti. Con profesionalidad y haciendo nuestro tu discurso empresarial. No lo dudes y para mejorar la comunicación con los clientes ponte en manos de Contact Solutions.