Si quieres saber cómo optimizar el tiempo de llamada que realizas o que recibes de un cliente, estás en el lugar adecuado. Y es que buena parte del éxito o del fracaso de una comunicación reside en este aspecto. Por ello, las personas que trabajan en Contact Solutions reciben una formación específica que tiene como uno de sus principales objetivos conseguir que el tiempo en el que están en contacto con una persona (cliente potencial o formalizado) sea provechoso. 

Para que sepas por qué es importante este hecho temporal en las comunicaciones con los clientes y cómo puede ser beneficios para tu empresa, sigue leyendo este post que, a buen seguro, resultará clarificador.

Cómo optimizar el tiempo de llamada

El tiempo que dedicamos a cada uno de nuestros clientes es esencial para poder ofrecer un buen servicio desde nuestro centro de atención a llamadas y comunicaciones. También para profundizar en las necesidades que tengan y poder solventar sus consultas. 

Esto no significa, sin embargo, que las llamadas tengan que ser eternas o que haya que alargarlas innecesariamente. Y es que cuando las llamadas son demasiado largas no suelen resolverse los problemas de los clientes, además de que ofrecen una imagen de lentitud e ineficacia de la empresa. Un hecho que resulta negativo para nuestra imagen y prestigio.

Tampoco es positivo hacer que las comunicaciones vayan de un departamento a otro, pues da la impresión de no querer hacerse cargo del problema.

Los tiempos de las llamadas

Cuando hablamos de tiempo la llamada nos referimos al tiempo durante el cual se está manteniendo la conversación, no los de espera que siempre deben ser lo menos posible. Tampoco al tiempo en el que la persona del call center está haciendo tareas de backoffice. En este sentido únicamente cuenta el tiempo de conversación, donde estamos estableciendo una comunicación real con la persona. Pues el de interacción tampoco nos serviría, pues la persona del call center suele hacer preguntas para identificar a quien tiene al otro lado del teléfono con asiduidad. Y estas llevan mucho tiempo.

En este sentido podemos afirmar que un tiempo de interacción alto y un tiempo de conversación bajo es negativo e indica que el personal no está encauzando bien las llamadas. 

Si, por el contrario, hay un tiempo de interacción y un tiempo de conversación bajos, la experiencia tampoco es positiva. Pues indica que las llamadas no se están manejando de la manera adecuada pues no hay tiempo para conocer al cliente.

Finalmente, si estamos ante el caso de un tiempo de interacción alto y un tiempo de conversación bajo esto podría estar manifestando que los agentes están capacitados, pero la tecnología del centro de atención no es la adecuada.

Llamadas optimizadas con Contact Solutions

Para evitar que todo esto se convierta en un problema, lo mejor es recurrir a los servicios de profesionales del Call center como Contact Solutions. Nosotros contamos con la infraestructura y el personal necesarios para conseguir que esto funcione. Para ello realizamos estrategias como las siguientes:

1. Optamos por disminuir el tiempo de interacción. El tiempo es oro, para nosotros y para nuestros clientes. Nosotros optamos por encontrar un equilibrio entre la productividad y la eficiencia de cada uno de nuestros operarios.
2. Realizamos auditorías de las llamadas para acometer mejoras. Analizamos todas las conversaciones y comparamos cuáles tienen mayores tiempos de conversación y los problemas que surgen en ellas para hacer un estudio de duración media.
3. Simplificamos el esfuerzo que debe realizar nuestro personal con la tecnología. Pensamos que nuestros agentes son rápidos cuando tienen conocimiento y herramientas adecuadas. Y nosotros nos encargamos de que los tengan.

Así pues, si quieres optimizar el tiempo de llamada de tus clientes, no lo dudes y cuenta con los servicios de Contact Solutions.